采购合同管理制度（热门17篇）

采购对企业整体运营和业绩影响重大，需要高效和专业的管理。接下来是一些供应商评估的指标和方法，希望对大家选择合适的供应商有所帮助。

采购合同管理制度

为加强采购合同管理工作，防范合同采购风险，维护公司利益，依据相关法律法规及公司合同管理规定，特制定本办法。

本办法规定采购合同管理的基本原则、运行机制，明确合同采购管理部门的职责，规定采购合同管理的具体内容。

本办法适用于生产所需要原材料及日常所需要各种物品的对外采购合同的签订、履行和管理。

采购合同的订立必须采取书面形式。经签约双方协商的有关修改采购合同的文书、传真、电报图表、电子邮件、报价书和会签表等，均属于合同的范围。

1、合同内容必须完整，合同基本要素必须齐全。

2、条款应当明确、具体、文字表达严谨，书写工整。

公司物管部负责具体的采购合同的谈判、起草、执行、变更，物管部经理、物管总监、结算部经理、财务总监对采购合同进行审批。

1、签订合同

年初物资采购的供方，通过公司评审后，通过的供方报当年的物资价格单，物管部确定价格单后，与供方签订合同。

2、职责划分

2.1、物管部负责合同签署前合同询价、议价、调研工作。

2.2、结算部和质检部配合合同货款和合同的质量检验工作。

2.3、其他职能部门在各自部门职责范围内对采购合同的管理提供支持。

1、履行合同

1.1、合同生效，即具有法律约束力，必须按合同约定全面履行规定的义务，遵守诚实信用原则，根据合同性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。

1.2、在合同履行过程中，合同承办单位应对合同的履行情况以履约管理台账的形式作详细全面的书面记录，并保留相关能够证明合同履行情况的原始凭证。遇履行困难的合同，必须及时向相关参与合同管理的部门通报，并报告相关公司领导。

2、合同变更及纠纷处理

2.1、严格按照合同约定维护公司权利和履行公司义务。在合同履行中出现下例情况之一，执行机构应及时报告公司，并按照国家法律法规、公司有关规定及合同约定于对方当事人协商变更或解除合同。

2.1.1、由于不可抗拒力致使合同不能履行的。

2.1.2、由于对方在合同约定的期限内没有履行合同所规定的义务。

2.1.3、由于情况变更，致使我方无法按约定履行合同，或虽能履行但会导致我方重大损失的。

2.1.4、其他合同约定的或法律规定的情形出现。

2.2、合同发生纠纷时，应会同法律顾问与合同对方协商解决;协商不成需进行仲裁或诉讼的，应协助法律顾问办理有关事宜。

采购管理制度

第一条为加强公司各项采购活动的管理和控制，结合《预算管理制度》的相关规定，经公司研究特制定本制度。

第二条本制度所指的采购包括公司各项固定资产及其附属设备的采购、车饰等商品采购、配件及其他材料采购、低值易耗品和办公用品采购、各种广告和展示设计采购。

第三条公司所有的采购活动统一由公司的所指定的相关专业部门负责执行。具体规定为：

1、广告和展示设计采购由行政部负责执行;。

2、生产车间、办公室物品由采购部负责执行;。

3、电脑、软件等电子信息设备的采购由行政部负责执行。

4、其他上述未包括的采购全部由行政部或其他公司另行指定部门负责执行。

第四条单项(含综合项目采购，整车和配件采购及整车供应商指定的采购除外)采购金额超过10万元的采购项目，应由相应的采购部门会同有关采购需求部门、财务部、审计部和总经办举行采购听证会或合同评审会，采购部门应在会前准备好充足的资料，如项目方案介绍，供应商询价记录或招投标情况，各供应商优惠办法，性价比意见书，其它相关资料等。

第六条采购部门接到批准的采购申请单后，优先到公司指定的供应商处购买，如指定供应商无货供应时，必须进行多方比价，1千元以上的物品，货比三家，作好市场询价记录(市场询价记录表附后)，择优择廉购买，同时保管好《市场询价记录表》以供以后参考和审核，保管期限为一年。

第七条审计部和财务部定期或不定期联合进行市场信息调查，作好市场信息调查记录(记录表附后)，对前期购买活动进行评审，做好评审工作总结，报总经理参考。

第八条定期评审分为季度评审、半年度评审、年终评审。不定期评审可以根据工作需要，由总经理或审计总监决定。

第九条采购价格选定后，采购商品单位价格在5000元以上或采购合同金额在5000元以上的或有经常供货行为的(一年内有3次以上)必须与供应商签订采购合同，广告、展示设计采购必须与供应商签订合同。

第十条采购合同必须进行合同评审会签，各职能部门对合同的内容和条款逐一进行审查，各职能部门负责人对合同进行联合会签，并对会签结果负责。只有经过会签同意的合同才能加盖公司的合同专用章或公章。

第十一条参加合同会签的职能部门：总经理、审计总监、财务部、行政部。合同会签的经办人为相关采购责任部门。

第十二条采购合同的保管：采购合同原件由采购责任部门保管，留复印件在财务部备案，合同原件保管时限为3年。

第十三条采购合同条款的执行跟踪：日常跟踪由采购责任部门负责，审计部对合同条款的执行进行定期和不定期的审计。

第十四条供应商给予公司现金折扣和销售折让的情况，必须在合同条款中反映。严禁采购人员私自收取或索要供应商回扣、佣金等，一经查明发现将由公司视具体情况给予责任人开除、降职或其他行政处罚。

第十五条属于固定资产的(单位价值在20xx元以上，使用期限在一年以上)，必须办理固定资产验收手续(附固定资产验收单格式)，验收合格才能入库。

第十六条属于公司商品、原材料(车饰精品、配件、车间辅料等)的必须办理入库手续，认真填写入库单，仓管员对入库数量负责，月末盘亏时需进行赔偿。

第十七条办公用品和其他不需入库的零星物料(数量在5个以下金额在10元以下且不属公司商品、原材料的物料)，必须有两人以上在送货单或发票上签名确认。

第十八条采购金额超过50元的，必须取得合法的发票，尽量取得增值税专用发票。

第二十条每年年初，由审计部组织，对上年度的各类供应商进行评审，对价格高、服务差的供应商进行淘汰替换。列出合格供应商名录。

第二十一条评审委员会的组成：行政部负责人、售后服务部负责人、财务负责人、审计总监、总经理共五人组成。

第二十二条评分标准：

序号。

评分项目。

评分标准及标准分。

1

产品报价。

(50分)。

1、合理最低价(几家相比后确定，详见备注)。

50分。

2、比合理最低价相差0-1.9%。

45分。

3、比合理最低价相差2-3.9%。

35分。

4、比合理最低价相差4-6.9%。

30分。

5、比合理最低价相差7%以上。

0分。

2

付款方式。

(30分)。

能遵循我方提出的付款方式。

30分。

若供货单位自己提出付款方式，则根据其付款方式酌情加减分，但最多只能加20分。

设备采购合同管理制度

采购合同的档案管理制度

一、为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和履行过程中的有价值材料，维护公司的'经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。 二、公司合同档案由签订和履行合同过程中形成的协议、单证、函电及与此相关的具有保存价值的材料形成。

一、采购合同：指为生产产品采购原器件、外协部件、商品、礼品、固定资产等而签订的合同或框架协议。

二、销售合同：指销售公司产品而签订的合同或框架协议。

三、技术服务合同：指提供技术服务、产品维修、技术咨询、技术转让等签订的合同。

四、产品合作合同：指公司购买或转让技术、合作开发技术或产品、合作或委托生产产品、外协加工以及商务合作等签订的合同。

五、测试协议：指用公司产品、商品、部件等用于外部测试的协议。 六、联盟协议：指为拓展销售渠道而签订的分销商或代理商协议。 七、市场营销合同：指为市场运作、品牌推广等签订的广告、宣传等市场活动合同。

八、财务合同：指与相关金融机构签订的借款、还款、债券、保险等合同。 九、企发合同：指为企业发展与相关机构、部门、行业组织签订的合同。 十、综合合同：区别于上述类别的其他合同或协议。

一、合同档案管理的归口部门为经营管理部。

经营管理部合同管理专员负责所有文件编号归档；非采购、非销售类合同的盖章和合同编号分配；合同相关档案资料的收集、整理；所负责文件合同档案的借阅、保存和销毁。

二、各部门设档案管理员予以协助管理。

各部门负责本部门合同或协议的编号 分配、档案资料的收集整理。

一、文件合同编号规则

合同号是合同档案唯一的保管单位。销售合同号14位，其余均为12位。

文件合同号由公司号、年度号、分类号、顺序号、部门代码组成。

基本模式：st - 20xx － xs － 0001 － ht

1． 年度号：年度号由四位阿拉伯数字组成，指文件材料形成的年度。

2． 分类号：分类号是档案号的主体, 分别依照合同类别拼音首字母给予识别代码。

3． 顺序号：顺序号4位，用阿拉伯数字表示：0001、0002 …… 表示公司当年某一类合同的序号。

4． 部门代码: 部门代码仅限销售合同，为各部门的汉语拼音简称；

二、合同签订人在合同上签字后，由签订人或经办人办理合同评审手续；经领导审批后，到档案管理员处编号并登记，到印鉴管理员处登记并盖章。合同在双方均盖章生效后须将原件一份送到档案管理员处存档。

三、合同签订人或经办人负责将合同相关档案资料及时提交给档案管理员，并按月将合同的所有档案资料提交完整。

四、所有档案资料整理完整后，每月月初部门档案管理员办理档案移交，填写《档案移交单》，双方签字认可，管理专员归档。

五、所有以公司名义签订的有效合同（订单）原件一律要求在公司归档，各部门及平台只留复印件备查。档案管理员每月初将统计出各部门30天前签订的合同中尚未收回合同的清单，以电子邮件或传真的形式发给各部门，各部门须将合同按要求归档。

六、档案管理员每月5号前汇总本部门上月度的完整合同档案资料，制作《合同档案汇总表》提交经营管理部，并填制《档案归档单》归档。 七、公司各部门的投标标书文件，无论是否中标，都要求在投标后1个月内将文件的电子文档（或光盘）交档案管理员存档。

一、正式形成的合同档案以合同签订之日起开始计算档案保管期限。

二、合同金额在50万元（不含）以下的保存10年；合同金额在100万元（不含）以下的保存15年； 合同金额在5000万元（不含）以下的保存50年； 合同金额在5000万元以上的永久保存。

三、档案销毁：

1．任何组织或个人未经允许无权随意销毁公司档案材料。

2．各档案管理人员应定期对档案进行检查。

3. 合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。

4．凡是超过保管期限又确无保存价值的档案应在《档案销毁清单》上登记，经主管业务负责人批准后，专人监销，由档案管理专员销毁，并由《档案销毁清单》立卷永久保存。

一、公司合同原件，一般不予借出。

二、特殊原因需要借阅公司档案的，若借阅本部门签订的合同，应填写借阅申请单，经部门经理审核后，到档案管理员处办理借阅手续。若借阅非本部门签订的合同，则除本部门经理签字外，还要报公司主管业务负责人批准方可借阅。档案材料的复印手续同借阅。

三、借出档案借用期限为一周。

借阅人应到期归还。确因工作需要继续借用的，必须再次办理借阅手续（续借）。对逾期1周仍不归还者，由档案管理员下发催还单，此后一周内仍不归还者。

四、借阅人应注意档案安全和保密，严禁涂改，转借、损坏、遗失。

一、公司各部门凡违反本制度，无故延期或不交应归档的备份文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其部门负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款200元，并予以通报批评。

四、一般档案资料若出现丢失、损坏、缺页等情况，应立即报告档案归档部门并办好补办手续，同时对借阅人进行绩效处罚100元；如因遗失档案，泄露公司商业秘密，造成恶劣后果者，扣除借阅人及部门负责人一个月绩效工资，并视情况严重程度追究其相关责任。

五、不按规定存放电脑档案，不按规定接收检查者给予相应的纪律处分并给予通报批评。

六、对借阅公司档案用于非工作需要造成重大损失或影响的，公司将追究其法律责任。

一、 本制度由行政部门负责解释及修改，由总经理办公会批准后执行。该规定可以依据实际情况进行随时或定期修订, 修订的版本获得总经理办公会批准后生效,且自动替代以前的版本。公司全体员工应遵循最新版本的规定。

二、 本制度自下发之日起执行。

三、 附件

附件1 《档案移交单》

附件2 《档案借阅单》

附件3 《档案销毁清单》

附件4 《合同登记本》

采购管理制度

加强对本公司工程项目物资采购的管理和控制，确保工程物资质优价廉，满足工程设计和施工需要。

2、适用范围。

本制度适用于本公司自建工程项目材料采购、验收等管理工作。

3、工作职责。

3.1各项目部材料部门是该项目工程材料设备和管理的归口管理部门。

3.2项目部具体实施工程材料设备的采购、验收、发放、使用等管理工作。

4、物资管理要求。

4.1按照批准的物资采购计划和文件，按质量准确采购各工序所需的工程材料、工程设备，遵守国家有关法律法规，执行本公司《采购控制流程》的有关规定。

4.2材料采购实行分级管理，物资种类分为：

4.2.1重要物资：钢材、水泥、商品砼、设备、木方、九夹板;。

4.2.3辅助物资：其他建筑材料、周转材料等。

4.3.1工程项目各工序需统一使用材料清单。

4.3.2工程项目进度表(如遇计划更改，应补充计划表)，在需用材料清单中应注明品种、规格、数量、质量要求以及供货时间等内容。各使用单位(班组)每月应提前将所需材料清单按物资种类报送项目部组织采购。

4.3.3项目材料部门接到需用材料清单应结合库存情况，统一策划，分别编制材料采购计划。

4.3.4重要材料采购计划须经项目经理和项目第一责任人进行审核批准后实施，主要材料及其它材料采购计划由项目经理批准，施工项目材料部门负责组织实施。

4.3.5物资采购后要准确、及时验收，做到合理保管，妥善看护，减少保管损耗，使物资安全存放。

5.1材料采购的供方一般应在单位颁发的合格、优质分承包方名单中确定，并由合同成本部检查监督。

5.2各种材料采购合同，由项目部负责签订，合同成本部检查监督。

5.3材料采购合同必须符合国家法律法规，尽量采用国家标准合同文本。

5.4对违反合同，不能按质按量按时供货的供应商，项目部应及时上报合同成本部，由项目部提出处理意见，并报公司主管领导批准后予以通报除名。如该供应商从名册中除名，此供应商在一年内不得使用。

6、材料的验证。

6.1根据采购合同和生产要求，必要时项目部应组织材料员不定期的到供应商(直接供方)货源处进行验证，发现问题及时提出改进要求，确保供方按质、按量、按时供货，这种验证也可在采购邀标文件中约定。

6.2如工程合同中规定(项目部)需对供货商(供方)物资进行验证工作，但不能代替材料部门的现场验证。

6.3材料进货验证的分级管理重要材料、主要材料的进货验证由项目部负责，质量员和材料员验证，其它材料的进货验证，应由项目部委派的仓库保管员验证、负责。

6.4材料进货验证必须按合同条款进行，根据供货商提供的有关规格、数量、质量等证明文件，清点查验进库(工地)材料，材料验证人员填写“物资验收记录”。

6.5需作现场复试检验的材料，由项目部及时送试验室。根据复检检验报告作好有关标识工作。(复检合格产品为绿色标牌，不合格产品为红牌，待检产品为黄牌)。

6.6在进货检验中发现不合格材料，应及时按规定作出不合格品的处理工作，严禁使用于工程中，做及时清退出场，做好退货处理工作。

采购合同管理制度

1、物资订购计划实行招议标结束后，必须及时签定供货合同。

2、合同内容必须完整、明确、清晰，必须写清物资名称、规格型号、质量和技术标准、数量、计量单位、包装、交货方式、运输方式、到货地点、交货期限、有产品许可证、产品质量证明书、产品合格证、防爆合格证、煤矿安全标志及结算办法，验收办法、违约责任等。

3、按合同法要求认真填写合同内容，交由矿有关部门领导审核后，由经办人、矿有关领导签字加盖公章，合同生效。

4、签定合同后，及时进行分类整理、建立台帐、专人管理、并记录合同执行情况，业务函电交移等原始资料也必须妥善保管。

5、对三产产品的订购，同样采取集中议方式，每月议一次、结算一次并签定合同，做好议价记录以备存查。

采购合同管理制度采购合同管理规定

第1条为加强公司对采购合同的管理,规范采购作业,根据国家相关法律法规和公司的规章制度,特制定采购合同管理制度。

第2条本制度适用于公司化工生产物料、设备、办公用品等的采购管理工作。

第3条公司采购部在授权范围内负责采购合同的拟定、签订与履行等工作,财务部负责审核采购合同,并按合同进行付款。

第4条公司严格遵循平等自愿、互惠互利、诚实信用的原则订立采购合同。

第5条合同必须采取书面形式,经协商有关修改合同的文书、传真、电报图表、电子邮件、报价书和会签表等,均为合同的组成部分。

第6条合同内容必须完整,条款应当明确、具体,文字表达严谨,书写工整。

第二章合同签订。

第7条公司总经理是采购合同的法定签订人,采购部经理在总经理的授权下代表公司签订采购合同。

第8条未经公司总经理授权,任何部门和个人不得以公司的名义对外签订采购合同。

第9条采购部根据经审批通过的采购申请制定采购方案,经采购部经理审批通过后严格执行。

1.采购员采集供应商信息。

(1)采购员从使用部门的需求、价格、质量、服务、数量、供货周期、合作历史记录等角度考察供应商,并根据考察结果编写《供应商情况分析表》,详细登记供应商各个方面的信息。

(2)采购员提出对供应商的分析意见和采购建议,填写《供应商情况分析表》,将《供应商情况分析表》交给采购部经理。

2.确定备选供应商。采购部经理根据《供应商情况分析表》,初步筛选符合条件的供应商,分析各供应商优劣,确定两家以上备选合作供应商,并分配采购份额给各供应商。

3.采购合同谈判。采购部经理与备选供应商进行谈判,共同拟订采购合同。需要时,可要求使用部门人员参与谈判,拟定合同草案。

4.合同评审。采购部协同使用部门负责人、质量管理部经理、财务部经理根据《供应商情况分析表》、备选合作供应商的`采购合同进行评审,提出评审意见,并确定各供应商的采购份额,报公司总经理审批。

5.合同审批。总经理总和评审意见,若采购合同金额在总经理审批权限内,总经理批准执行;若采购合同金额超出总经理审批权限,总经理将采购合同上报董事会审批,同时递交评审意见。

6.合同签订。相关领导在授权范围内签订采购合同。

第三章合同履行。

第11条合同盖章生效后,合同双方按照合同规定的内容,全面地履行各自承担的权利与义务。

第12条公司采购部和财务部应根据合同编号各立合同台账,每一合同设一台账,分别按采购情况和收付款情况一事一记。

第13条在合同履行过程中,合同对方所开具的发票必须先由具体经办人员审核签字认可,经总经理签字同意后,再转财务审核付款。

第4章合同的变更和解除。

第12条合同变更或解除必须依照合同的签订流程经采购部、财务部、法律顾问等相关负责人和公司总经理审核通过方可。

第13条变更或解除合同的通知和回复应采用书面形式符合公文收发的要求,并按规定经审核后加盖公章或合同专用章。挂号寄发或由对方签收,挂号或签收凭证作为合同组成部分交由办公室保管。

第14条变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分与原合同有同样法律效力,纳入本制度规定的管理范围。

第15条合同变更后,合同编号不予改变。

第16条在合同履行中出现下列情况之一时,采购部应及时上报公司总经理,并按照国家法律法规和本公司相关规定及合同约定与对方当事人协商变更或解除合同。

1.由于不可抗力致使合同不能履行的。

2.由于对方在合同约定的期限内没有履行合同的。

3.由于情况变更,致使公司无法按约定履行合同,或虽能履行但会致公司重大损失的。

4.其他合同约定的或法律规定的情形出现。

第17条合同发生纠纷时,会同法律顾问与合同对方协商解决,协商不成需进行仲裁或诉讼的,协助法律顾问办理有关事宜。

第五章其他。

第18条采购部定期将履行完毕或不再履行的合同有关资料,如文书、图表、传真件以及合同流转单等,按合同编号整理,由法律顾问确认后交档案管理人员存档,不得随意处置、销毁、遗失。

第19条公司定期对采购合同管理进行考核,合同签约率、合同文本质量、合同履行情况、合同台账记录等将影响采购人员的绩效考核结果。

第20条凡因未按公司规定处理合用事宜、未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给公司造成损失的,追究其经济和行政责任。

第21条因故意或重大过失而给公司造成重大损失的,移送有关国家机关和司法机关追究其法律责任。

第六章附则。

第22条本制度未尽事宜,依照国家有关的法律、法规和政策执行。

第23条本制度由采购部制定,解释权归采购部所有。

第24条本制度自颁布之日起开始执行。

采购管理制度

为认真贯彻上级物资采购有关文件的精神，使学校物资采购规范化、程序化和制度化，经学校行政会议研究，结合我校具体实际，特制定本制度。

1、坚持公开、公平、公正的原则。

2、坚持自觉接受上级有关部门及群众监督的原则。

3、坚持节约实用的原则。

4、坚持量入为出、计划预算、统筹安排的原则。

5、坚持申报、审批、入库登记的规范化原则。

1、由需要购买人提出申请，填写《物资采购申请清单》应写清项目、数量、单价、大约金额、使用单位、用途和申购人签名等。

2、申购清单由申购人送所属各处室，由各处室主任根据需要认真审核后送总务处审批。

3、申购物资金额在100元以下由总务处主任审批，100元-200元送分管后勤的领导审批，200元以上送校长审批。1万元以上的大宗物资采购上报教育局并采用招投标方式。

4、采购人员根据完整的审批手续签字后的申购清单进行采购。

5、教学实验用品、各处室办公用品、生活用品由相关人员提前三天填好申请清单，并送有关领导批准，如因迟报导致来不及采购，影响教育教学工作的开展及造成生活不便由申购人负责。

6、专项大宗物品的采购或工程造价项目要列入财务预算并上报市教育局、市财政局，由政府采购部门采购办理。

1、物资采购工作由学校分管后勤的领导把关，总务处负责落实。

2、采购人员及保管人员应严格把好质量关、验收关。

3、200元以下的物资由采购人员在市场供应货比三家的前提下，根据质优价廉的原则直接购买;200元-1000元由需方派人与采购人员进行采购1000元以上须由总务主任或副主任、需方派人和采购人员三人以上进行采购;1000元以上须学校校级领导参与采购。

采购管理制度

为简化、规范办公物资管理，经公司研究决定，由行政人事部统一负责公司各部门办公物资的采购、调配、领用及库存管理，特制定本制度。

本制度适用于公司各部门办公物料物资的采购、调配、领用及盘存等，其中办公用品及固定资产按照公司相关管理制度执行。

1、行政人事部负责公司办公物资的采购、调配、领用、出入库等管理工作。

2、公司财务部负责对公司月度物资申购计划进行对照核查、对量大价高的物资价格进行对照审查核实、并督促办公物资盘存工作。

3、行政人事部后勤主任负责对各部门办公物资的库存量核实、入库验收、物资调配、出入库手续的办理及领用登记、月度盘存工作的监督检查，并负责申购计划审核、物资价目库及采购供货商的建立、参与采购、物资调配工作。

4、行政人事专员负责汇总统计各部门月度物资申购计划，并对上月采购、领用、库存物资进行对照检查核实。

5、各管部门经理负责本部门办公物资的申购计划核实、入库验收、物资保管、领用手续的办理及办公物资的登记统计、盘存工作。

6、公司总经理负责对各部门月度物资申购计划的对照核实、对量大价高的物资采购进行审查核实，并对特殊大件及应急物资的采购进行审批，以整体控制成本费用支出。

1、各部门负责人对物料物资应建立合理的库存量，各部门物料物资由行政人事部统一集中采购补库，以确保各部门的正常领用。

2、各部门物料物资的申购原则：由各部门主任每月25日前集中申购一次。遇特殊情况，需紧急采购的，经部门经理审核，行政人事主任同意后发起临时申购。

（一）流程说明

1、行政人事部行政人事主管在收到经过审批后的物资申购单后，按照对比询价后的预算价格履行财务借款手续，执行2—3人共同采购。

2、因行政人事部暂无库房设置，与各部门属于异地入库。由各部门主任按照采购清单代为验收确认入库，视同从行政人事部集中批量领用。

3、行政人事部行政人事主管隔日按照采购清单开具公司入库单一式三份，一份交由行政人事主任签字；一份交财务列帐，一份存档。并同时开具出库单一式三份，一份交领用人签字；一份交财务记帐；一份存档。为单独核算成本费用，各部门采购办公物资及劳保用品应单独开具税务发票。

4、各部门在提交次月办公物资《申购单》（附表3）时，需同时提交当月《盘存表》（附表1）及《领用登记表》（附表2），均需由总经理一并审核后，提交至公司行政人事部备案。

（二）采购工作流程

为确保公司各部门办公物资的正常使用和实际需要，以上办公物资采购工作流程的时间节点遇假日顺延，并以提倡节俭、合理使用和控制成本费用原则，公司各部门应当各尽其责，加强沟通和配合。

（三）库房管理

1、公司行政人事部及各部门临时设置的库房应根据物资的易耗分类进行分类存放，应当保持库存物品存放地点整齐、干燥，并入柜或入袋保存。

2、易碎、易燃、易爆、易挥发的物品应单独设置盒、袋、柜小心存放，周围无明火、远离热源，配备灭火器，保持包装完好。

3、吸水性强、易发潮、易发霉和易生锈的物品存放时：应保持干燥，尽量保持通风。

（四）物品领用

公司各部门在员工领用办公物资时，应建立《领用登记表》（附表2）。

采购管理制度

1、 采购办公用品和其它物品，统一由总务处按需要造预算送校长核准采购入库保管，并按需要发放。

2、 各组室办公室因急需添置50元以上物品（包括器材、劳技材料、图书教学设备 ）均需由领用部门填写请购单，报教导处、总务处商讨，再报校长批准，由总务处统一购买。

3、 凡未经批准私自购买的任何物品，一律不得报销。

二、 验收制度

1、 凡总务处同意组室或办公室购买的物品，必须送总务处保管员验收登记。

2、 验收无误后由财产管理员（或验收人）填写“财产物品验收单”，“验收单”必须由采购员、财产管理员（或验收人）、主管领导签名。验收单一式三份，一份由财产管理员留着，并根倨此单入帐，同时将其物品进行分类、编号入库、定位存放，以便于清点和取用。一份连同有关凭证交于会计入帐。一份连同实物交使用部门作为记帐凭证。

3、 物品验收后，要按规定的分类代码对物品进行编号（编号位置要固定，书写要醒目、整洁）入库入帐。

采购管理制度

对采购过程和供方进行控制,确保所采购的产品和供方提供的服务符合规定要求。

2、适用范围。

适用于对服务所需的物资采购和对供方的选择、评价和控制。

3、职责。

3.1各部门负责本部门所需采购计划的编制及对供方提供的产品进行监督、反馈。

3.2管理部负责采购计划的审核、落实,采购物资的验证、管理及供方的评价,建立供方档案。

3.3工程部负责服务设施、设备采购计划的审核工作。

3.4总经理负责采购计划的审批工作。

4、程序。

4.1评价范围。

4.1.1对价值高、用量多、对服务质量影响大的维修配件、物资的供方需进行评价。

4.1.2对服务质量有较大影响的零星维修配件、物资,如:水暖管件、卫生洁具、电料等的供方需进行评价。

4.1.3对服务质量影响极小的零星维修配件、物资,如:扫帚、拖把等的供方可进行现场、简单的验证。

4.1.4对公司分包出去的绿化服务供方需进行评价。

4.2评价方式。

4.2.1对产品资料的获取。

4.2.1.1生产厂家不在本地的,由管理部采取信函的方式或到本地的批发商店、专卖店,调查物资的生产厂家、营业执照、规格型号、合格证、质量标准及认证情况等。

4.2.1.2生产厂家在本地的,可直接到厂家所在地收集资料,内容同上。

4.2.1.3对分包出去的绿化服务供方的质量按合同要求进行控制。

4.2.2对供方的评价方法。

产品认证、供货能力、产品规格型号等,对其供方进行评价,填写《供方质量、环境保证能力调查记录》。

4.2.2.2对分包出去的“服务产品”的供方由管理部调查其营业执照、企业简介、信誉等级及质量保证能力等进行评价。

4.2.3对服务质量影响极小的零星维修配件、物资,可由使用部门、采购人员在采购现场对质量、价格进行目测、比较等方法进行评价。

4.2.4对评价合格的产品和供方,报总经理审批同意后,可列入《采购物资一览表》、《合格供方名录》。

4.3对于属4.1.1、4.1.2范围,而又未列入《采购物资一览表》的维修配料、物资由管理部根据使用情况进行评审。

4.3.1此类物资的采购应根据实际使用量进行最小采购,发生质量问题随时退货、退款。

4.3.2管理部根据此类物资的使用特性确定其试用期(1-3个月),试用期内各使用部门根据使用批次填写《物资质量使用情况反馈单》报管理部。

4.3.3试用期结束后,管理部依据《物资质量使用情况反馈单》,对符合使用要求的物资按4.2中的有关规定进行评审。评审合格,由总经理签署意见,列入《采购物资一览表》。

4.4管理部负责合格供方的业绩考核,其依据为双方的供货协议及国家有关技术标准。考核方法为:物资使用部门,对物资质量情况随时填写《物资质量使用情况反馈单》报管理部,管理部对其汇总评价。考核标准为:对同一类物资连续两次发生质量问题的,由管理部报总经理审批取消供方资格。

4.5.1各部门于每月26日前编制下月采购计划,通过办公平台以公文形式上报给管理部。

4.5.2管理部依据《合格供方名录》和《采购物资一览表》及上月的《仓库盘点表》在三天内分别完成对办公用品、电料、水暖、工具及其他类的数量和价格审核,报总经理审批。

4.5.3审批完毕,管理部根据总经理批示,通过办公平台以公文形式发至财务部。

4.5.4管理部负责在每月7日之前完成对采购计划的落实工作,并通报采购情况。

4.6管理部应保存有关采购产品的规格、型号、等级及相应的国家标准、行业标准或企。

业标准等资料。各部门在编制采购计划时,应列出采购产品的规格、型号、技术参数。管理部负责有关资料的收集,对采购中发生的合同,在采购结束后,由管理部统一保存。

4.7采购产品的验证。

4.7.1零星维修配件的采购由采购人员按照管理部指定的品牌、厂家、型号等要求购买,在购买时目测质量情况。

4.7.2对需要在货源处验证的,则由采购人员在现场进行验证;如不需要,则在产品使用过程中由使用部门进行验证。

4.7.3分包出去的绿化、垃圾清运工作,品质部、物业服务中心按照委托合同的约定进行监督、考核。

5、相关文件。

5.1《相关记录控制程序》。

5.2《绿化服务委托合同》。

5.3《垃圾清运服务合同》。

6、相关记录。

6.1《合格供方名录》jw/jl-7.4-001。

6.2《采购物资一览表》jw/jl-7.4-002。

6.3《采购计划》jw/jl-7.4-003。

6.4《供方质量、环境保证能力调查记录》jw/jl-7.4-004。

6.5《物资质量使用情况反馈单》jw/jl-7.4-005。

6.6《仓库盘点表》jw/jl-7.4-006。

采购管理制度

2、本制度所指的办公用品系指用于xx日常办公所需之耐用物品和消耗品，包括：文具、纸薄、办公室自动化耗材、劳保用品、卫生清洁用品等。

1、办公用品由总务处集中管理，实行统一采购、统一发放、统一回收处理；

2、基建办公室具体负责办公用品的采购和日常管理；

4、财务办公室负责对办公用品采购价格的审计，并定期审核办公用品台账；

5、校长办公室对基建的办公用品采购管理实施严格监督，发现问题应及时纠偏。

3、填写《办公用品申购表》，报校长办公室审批后实施采购；

4、凡一次性购买金额预计超过500元的，必须安排两人一起外出采购；

5、对于大宗办公用品，由基建办公室负责询价和议价、选择合格供货商，并签订购销合同。总务主任在过程中实施配合。

2、物资采购完毕，须在10个工作日内，填写《费用报销单》，经校长审核后，按实际支出报销费用。财务办公室须对报销凭证予以严格审核，对于不符合申购流程和报销凭证不全者，应予拒销。

2、办公用品领取后发现不适用或未用完部分，由总务主任统一调换或回收；

3、学期末，教职工须根据有关规定与总务主任交接办公用品。

1、总务主任须建立和登记办公用品台账，做好办公用品的购置、发放和库存管理；

2、财务办公室须会同基建负责人定期或不定期盘点，查对台账与实物，保证账实相符；

3、办公用品存放过程中应避免受潮、虫蛀、损坏或丢失，保证办公用品的功用和性能；

4、总务主任须根据办公用品的消耗或领用情况，确定和保持合理的库存种类和数量，以减少资金占用和保证正常使用。

1、本制度由总务处制订，并负责解释；

2、今后若有未尽事宜，由总务处另行发文通知。

采购管理制度

1.负责制定采购政策。执行政策法规，组织市场调研，按照经济适用原则提交购买或招标方案。

2.负责招标组织工作。每次招标活动都要依法公开公正公平的进行，认真完成招标——投标——开标——评标——中标整个过程。

3.负责业务咨询。要充分发挥招标采购智囊团作用，负责采购政策法规和业务技术等方面的宣传、解释、参谋和咨询工作。

4.负责招标项目的落实。对每次招标活动要检查监督，确保落实，并负责听取使用单位的意见和建议。

1.要加强计划性，尽量形成批量规模，吸引厂商，促进竞争，产生效益。

2.要加强市场调研，做好前期准备。要首先做好选型工作，满足教学科研需要；充分了解市场行情，做到胸中有数；公开招商并审核资质和业绩。每项招商不得少于3家。

3.要根据采购需求制定标书，标书内容应详细具体，以免引发争议。

4.要根据招标内容组织招标人员。招标开始时负责介绍招标投标概况。

（一）基本宗旨

招标小组成员代表学校和各使用单位的根本利益，必须公平公正，客观全面，不倾向或排斥某一确定的指标，并对个人的评标意见负责。

（二）组织纪律

招标小组成员不得以招标名义私下接触投标人，不得接受投标人的宴请，不得收受投标人的礼物，不得透露对中标文件的评审、比较以及评标有关情节。凡是国家规定集团购买与招标项目，不得变相交易方式，更不得变成个人行为，必须坚持集体决策。凡是擅自违规操作，以个人身份所签协议和合同视为无效，并追究有关人员的纪律责任。材料出现问题，组长是第一责任者，工作组集体负责。招标采购领导小组成员的.亲属不能参与招标。

（三）评标原则

坚持最大限度满足招标文件规定的各项评价标准；坚持满足招标文件所规定的实质性要求后，同质比价；坚持质量第一，以防止中标价格低于成本价格带来后患；价格最低，不一定是最好的标；争取最大回报率。

（四）评标方法

在各投标厂商开标后，招标小组成员要进行充分地讨论评标，要求各抒己见，畅所欲言，充分发表自己的见解。在充分讨论基础上，以无记名投标方式或其它方式产生中标者，少数服从多数，如果两家以上出现同等票数要进行重新投票。每次中标活动结束，要现场做出《招标记录》，招标小组成员要当场签字，每次招标要建立招标档案一套，以备查考。

（五）大型采购项目，联络员不参与投票。

1.集团购买与招标项目确定（组长负责）；

2.项目公示（联络员负责）；

3.应标单位材料送达（联络员负责）；

4.相关市场调研（申请单位及联络员）

5.项目说明会（应标单位参加、联络员负责通知）；

6.工作组和议，敲定购买对象与应标单位；

7.履行法律手续，公示结果。

1.符合政府采购条件的原则上交市政府采购中心采购。

2.一次采购1000元（含1000元）以下的，由总务科长、采购员参与招标；

一次采购1000～3000元的，由分管校长、总务科长、采购员参与招标；

一次采购3000～5000元的，由纪委书记、分管校长、总务科长、采购员参与招标；

一次采购5000元以上物资或1万元以上的基建维修项目的，由招标小组全体成员招标。

采购管理制度

为规范公司的采购行为，降低公司经营成本，特制定本办法。

适用于物控部采购人员的采购及各部门的请购。

物控部是《物资采购管理办法》的归口管理部门。

4．1．1办公用品由管理部采购后及时到仓库办理相关的出入库手续。

4．1．2生产部用所有原辅材料、备品备件等均由物控部统一采购。

4．1．3各部门的采购物资均要填写购物申请单，经部门领导签字审核，报物控部门，物控部根据申请单制定计划，选择合格的供应商，进行物资采购。

4．1．4生产用原辅材料由仓库根据每批产品的原材料消耗定额表，结合库存情况及时编制采购申请单，并限定采购期限；物控部根据采购申请单编制采购计划单，部门经理审核，实施采购。

4．1．5物控部根据销售部下达评审后的订单，由物流专员制定《订单备料计划清单》，交仓库主管、物控部副总签字确认后，进行分项材料编制采购订单，经物控部副总签字后传真至供应商，并负责物资材料到货进度联系，实施订购跟单。

4．1．6当合格供方处无货而生产急用，物控部需填写特别采用申请表，组织各部门进行会议评审，总经理批准后方可特采；生产部在使用过程中需同其它产品分开进行标识、记录；品控部跟踪其使用并对其使用情况进行验证。

4．2物资采购计划的执行。

4．2．1物控部根据质量体系的有关规定对供方进行选择、评审和管理，制定供应商档案。

4．2．2物控部在采购时应展开多方询价、比价、议价、按照货比三家的原则进行采购。

4．2．3采购询价获准后，采购员立即与供应商洽谈买卖合同及合同条款，合同文本经过合同专员审核并由物控部经理以上领导实施批准。

4．2．4买卖合同签字生效后，采购员按合同交货进度，及时催促供应商按时发货。收到托运单据或提货凭单后，立即前往提货点，按提货程序清点货物品种、质量、数量或重量，相符后验收。

4．3物资的验收与入库。

4.3.1供应商送货上门。

4.3.1.1供应商送货到我公司，凭《送货单》到物控部物流专员处开具《产品收货通知单》，由物流专员通知仓库到货，同时通知品控部到现场来料验验，若需印刷车间、烫金模切车间配套实施上机模拟试验的纸张、油墨、电化铝等材料通知生产部经理试验，试验结论需生产部经理、品控部经理共同签字确认合格后，品控部方可开具《产品合格证》，仓库凭《产品合格证》、《产品收货通知单》、《送货单》、《采购订单》由仓库保管员对验收合格的物料名称、规格、数量等进行核对，核对无误后仓库主管在《产品收货通知单》上注明实收合格物料数量并签字。

4.3.1.2对不合格品仓库拒收。仓库根据品控部出具的《不合格清单》将退货物资数量、规格、价格编制退货物资清单报物控部，由物控部与供方联系，经双方确认，我司实施退货处理；不合格的程序仓库拒收，仓库收货需检查有无采购订单、送货单、收料通知单、合格证，手续不全不得办理入库。

4.3.2我公司自已提货。

4.3.2.1我公司到供应商单位处提货，首先由采购人员对接收的物料名称、规格、数量等进行核对，并对物料质量进行初验，初验合格后由采购人员在《采购收料通知单》上注明初验合格物料实收数量并签字。《采购收料通知单》（绿联）由供应商留存。

4.3.2.2物料运回我公司后，由来料检验员进行最终验收，若验收不合格作为退货处理，《采购收料通知单》（白联）由仓库留存、黄联由财务留存，仓库保管员在物流系统制作《外购入库单》，同时仓库主管对《外购入库单》进行审核并打印随同《采购收料通知单》（白联）一起送物控部。

4.4物资付款结算。

4.4.1物控部每月做好付款申请，报总经理审核、董事长批准，由物控部物流专员跟踪报批，需有六凭证（采购订单、送货单、收料通知单、合格证、入库单、发票）上并有规定的仓库管理人员签字，再报物控部经理签字确认报财务部票据审核，总经理批准，最后送老板核准后，财务部方可进行财务入帐处理。

4.4.2若货物有使用过程中发生质量问题，在采供双方确认后，如果供应商未开具发票，由物控部负责将不合格品退给供应商。如供应商已开具发票，我公司未做财务处理，由物控部负责将原发票联和抵扣联退还供应商，供应商根据原发票开具的数量扣除使用过程中不合格数量重新开具发票给我公司。如供应商已开具发票，我公司财务已入帐的情况下，由我公司财务部在当地税务机关开具《退货或折让证明单》，供应商收到《退货或折让证明单》，根据退货物资的数量、价款向我公司开具红字增值税发票。

5.3采购收料通知单。

采购管理制度

第一条 为规范学校仪器设备采购行为，加强财务支出管理，提高资金使用效益，保障和促进学校事业的发展，根据政府采购管理暂行办法，制定本办法。

第二条 学校各单位使用财政预算内资金和预算外资金及贷款资金、捐赠资金等财政性资金采购仪器设备，适用本办法。

第三条 本办法所称学校仪器设备采购，是指学校各单位以购买、委托研制开发、租用等方式获取仪器设备的行为。

第四条 有下列情形之一的学校仪器设备采购，经分管校领导同意后，可以不适用本办法：

(一)涉及国家安全和国家机密的;

(二)因自然灾害或其它不可抗力因素，需紧急采购的;

(三)人民生命财产遭受危险，需紧急采购的;

(四)某些特定的其它情况。

第五条 学校各院系、各单位采购仪器设备应当遵循公开、公正、公平、高效和维护公共利益的原则。

第二章 学校采购主体和供应商

第六条 仪器设备采购的主体包括集中采购机构和非集中采购机构。

第七条 成立"中国地质大学仪器设备采购招标领导小组"，作为学校的集中采购机构，资产处负责办理日常管理工作，并负责下列采购事务：负责全校单价20万元及以上(包括批量)仪器设备的招标采购工作，审定招标、采购管理文件(含制度、办法)，审定招标项目，主持采购项目招、投标的全过程。

第八条 非集中采购机构(各院系、各单位)负责下列采购事务：单价2万元及以下的仪器设备，由各院系、各单位自行采购。单价在2万元以上(包括批量)的仪器设备，须由各院系、各单位会同资产处，与供应商签订购货合同，并需符合本办法第三章、第四章要求。

第九条 供应商是指具备向采购机构提供仪器设备和服务能力的法人和其它组织，包括中国供应商和外国供应商。

第十条 中国供应商应具备下列条件：

(一)具有中国法人资格，能独立承担民事责任;

(二)遵守国家法律，行政法规，具有良好的信誉;

(三)具有履行合同的能力和良好的履行合同的记录;

(四)良好的资金、财务状况;

(五)中央和地方人民政府规定的其他条件。

第十一条 外国供应商应具备下列条件：

(-)经中央和地方人民政府批准进入我国市场的外国法人和其它组织;

(三)外国供应商一般应在我国境内设有代表机构或能有效提供技术支持和售后服务。 外国供应商享有并履行与中国供应商同等的权利和义务。

第三章 学校采购方式

第十二条 学校采购一般采用邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购等方式，须公开招标采购的仪器设备，按有关政府采购管理文件精神执行。

邀请招标采购，是指采购机构以投标邀请书的方式邀请三个或三个以上特定供应商投际的采购方式。

竞争性谈判采购，是指采购机构直接邀请三家或三家以上的供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。

询价采购，是指采购机构对三家或三家以上的供应商提供的报价进行比较，以确保价格具有竞争性的采购方式。

单一来源采购，是指采购机构向一家供应商直接购买的采购方式。

第十三条 采购金额在10万元以上时，一般应实行邀请招标采购的方式，被邀请的特定供应商一般由采购机构和资产处商议确定。

第十四条 属于下列情形之一的，可以采取竞争性谈判采购方式：

(一)招标后，没有供应商投标或者没有合格标的;

(二)因出现不可预见的情况而急需采购，无法按招标方式得到的;

(三)投标文件的准备需较长时间才能完成的;

(四)供应商准备投标文件需要高额费用的;

(五)对高新技术含量有特别要求的;

(六)采购金额在10万元以下的。

第十五条 采购价格弹性不大的标准规格的仪器设备且有现货时，可以采用询价采购方式。

第十六条 属于下列情形之一，可以采取单一来源采购方式：

(一)只能从特定供应商处采购，或供应商拥有专有权，且无其他合适替代的;

(二)原采购的后继维修、零配件供应、更换或扩充必须向原供应商采购的;

(四)预先声明需对原有采购进行后继扩充的;

(五)从残疾人机构，慈善机构采购的。

第十七条 购置单位采购进口仪器设备，应尽量通过符合海关优惠政策条件的形式进行采购。

第四章 学校采购程序

第十八条 购置单价为5万元及以下的一般仪器设备，申请人应填写"中国地质大学器材申请卡"，由各院系、各单位负责审批。

购置单价在5万元以上的仪器设备，申请人需填写"中国地质大学申购贵重仪器设备可行性论证报告"，由资产处负责审批。

购置单价在20万元以上的仪器设备，报主管校长审批。"中国地质大学申购大型精密仪器可行性论证报告"要求组织专家论证。

单价在5到20万元之间(不含20万元)的仪器设备，由各院系、各单位自行组织专家论证。

单价40万元以上仪器设备，由资产处与学校仪器设备专家论证组组织论证。

第十九条 购置国家规定的社会集团控制购买的商品，各院系、各单位必须书面提出申请，由资产处审核，报省有关部门审批后方可购买。购置空调器等耗电量较大的仪器设备，需报学校用电主管部门审批。

第二十条 重点建设项目均实行项目领导小组负责制，各项目领导小组应明确一名仪器设备购置负责人。各项目领导小组应根据学校审核同意下达的每年项目设备购置总经费额度情况，于每年年底编报全年仪器设备购置清单，报项目主管职能部门和资产处，各项目仪器设备购置负责人应在采购前一个月及时与装备处联系，并按要求向装备处提供有关材料，以便进行采购前论证、审批等各项采购程序的操作。

第二十一条 学校招投标程序规定如下：

(二)招标文件不得要求或者标明特定的供应商以及含有倾向或者排斥潜在投标人的内容;

(五)采购金额在20万元以下的，由购置单位和资产处派人共同组成评标小组进行评标。采购金额在20万元以上的，由学校采购招标领导小组进行评标。

第二十二条 非招、投标方式的采购工作程序一般在30天内完成，招、投标方式的采购工作程序一般在60天内完成。

第二十三条 采用招、投标方式时，由资产处和采购机构共同编制招标文件，文件内容和招标程序应符合国家法律、法规的要求。

第二十四条 学校采购合同需要变更时，购置单位应当将变更的内容以书面形式报告资产处。

第五章 学校采购监督

第二十五条 学校采购工作接受党纪、政纪、审计、财务和群众监督。

第二十六条 采用招、投标方式的采购项目，由资产处配合采购机构共同开标。第二十七条 学校监察处、仪器设备采购招标领导小组有权从下列方面对合同文件进行审查：

(一)是否符合有关法律、法规和政策的要求;

(二)是否符合学校采购预算的要求;

(三)合同的主要条款是否符合招标文件的要求;

(四)合同中是否包括了对合同履行验收提出的特别要求。

第二十八条 采购机构在采购过程中出现下列情形之一的，则视为采购行为无效，学校纪监办、学校采购招标领导小组应责令其进行整改;对直接主管人员和其他直接责任人员，可按学校党纪、政纪有关规定处理;有意给供应商造成损失的，应当承担赔偿责任：

(一)应当采用招标采购方式而未采用的;

(二)擅自改动采购标准的;

(三)与供应商违规串通的;

(四)开标确认后无正当理由不与中标人签定采购合同的;

(五)拒绝采购监督小组的检查或者不如实反映情况，不提供有关材料的;

(六)其他违纪违规的行为。

第二十九条 供应商有下列情形之一的，则视为采购行为无效，应责令其改正：给采购单位造成损害的，应当追究其经济责任：

(一)提供虚假材料，骗取学校采购供应商资格的;

(二)提供虚假投标材料的;

(三)采用不正当手段抵毁，排挤其他供应商的;

(四)与采购机构违规串通的;

(五)中标后，无正当理由不与采购机构签定采购合同的;

(六)向采购招标领导小组、采购机构人员行贿或者提供其它不正当利益的;

(七)其它违纪违规的行为。

第三十条 学校采购招标领导小组和招标采购工作人员，不履行本办法的规定，循私舞弊，玩忽职守的，可按学校党纪、政纪有关规定处理。

第三十一条 具有本办法第二十八条、第二十九条、第三十余所列违规情况，情节严重构成犯罪的，移送司法机关依法追究刑事责任。

第六章 附 则

第三十二条 本办法未尽事宜，按国家有关法律法规执行。

第三十三条 本办法由学校采购招标领导小组负责解释。

第三十四条 本办法自发布之日起施行。

采购管理制度

为进一步加强公司制度管理，健全企业采购制度，提高采购效率，明确岗位职责，降低采购成本，减少不必要的开支，保证采购工作的正常化、规范化，特制定本制度。

本制度涉及的采购类别包括：项目采购（材料采购、工程采购）、年度采购、零星采购、应急采购。

本制度涉及的采购物品包括：单价万元以下的工程设备、工程原料、实验器材、实验药剂、化学药剂、劳保用品、办公用品以及应急事件、突发事件中需要采购的物品。

本制度中有权申购的部门包括：工程部、研发部、咨询部、市场部、办公室、财务部。

1、采购公司经营中一项重要的工作，各级管理人员和采购经办人必须高度重视。

2、采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则，并综合考虑质量、价格因素，择优选取。

3、各类物资均应向正规商家采购，原则上要求所有采购物资均应开具发票。

4、物资采购由需求部门负责采购、询价及后期谈判。

5、各部门应有专人负责采购事务，申购人与采购人不得为同一人。

1一般采购流程

1.1采购申请

1.1.1采购之前，申购人应向仓库询问所需物资是否有库存，以免重复采购。

1.1.2采购之前，申购人依据所需物资的品名、规格、数量、需求日期及注意事项填写“申购单”。其中工程项目采购应提交工程预算，按采购原则进行采购。

1.1.3紧急采购时，由申购人在“申购单”上勾选“紧急”选项，以便各部门加快流转，及时处理。

1.1.4若撤销采购，应立即通知采购人，以免造成浪费。

1.2申购：工程项目采购提交工程预算并经公司负责人批准后由申购人填写“采购物资流转单”，其他采购经本部门负责人批准后，由申购人填写“采购物资流转单”。

1.3询价

1.3.1各部门负责采购的人员分别询价，提供三家以上供应商及价格，财务部提供历史价格加以比对。

1.3.2采购人询价时应注意审查供应商的主体资格（经营状态、是否按时年检、有无失信记录、是否涉及重大诉讼等），要求供应商提供联系方式以便相关负责人核价。确定供应商后，应要求供应商提供证明主体资格的材料（企业提供营业执照副本复印件、个人提供身份证复印件）。同时，采购人应在“采购物资流转单”上注明所采购物资的商品名称、规格、型号等基本信息。

1.4核价：采购人或相关负责人参考历史价格对拟采购物资进行核价，填写“采购物资流转单”中的“核价结果、核价意见”。

1.5审批：采购人将“采购物资流转单”经逐级审批，报公司各级负责人审批后，方能进行采购。

1.6采购实施与验收入库

1.6.1“采购物资流转单”经各级负责人审批签字且经财务部备案后，由采购人办理借支采购金额或通知财务办进货款手续。

1.6.2采购人按照核准的“采购物资流转单”向供应商订货，并以电话、传真等方式确定交货日期或到市场采购。对于需要订立买卖合同进行采购的物资，应同时按公司合同审批程序进行流转。

1.6.3所有采购物资到货后，由采购人、申购人、入库人协同，按照预定的采购质量标准及数量进行验收，并办理入库手续。如因需立即使用不能及时入库，应先由申购人、采购人验收，在紧急情况解除后，及时办理入库手续。如采购物资质量、数量不符合要求，应及时保存证据，与供应商协调退换货事宜。采购人、入库人验收完毕后，应出具证明验收合格的单据，交予财务部备案。

1.6.4所有采购物资原则上要求货票同行，采购人应在货到后1个月内办理报销手续，因超过报销时间财务部门不受理报销的，责任由采购人承担。

1.6.5采购物资不论金额大小，一律由采购人签字，财务部负责人审核，报公司总负责人核准签字后方可报销。

1.6.6采购人应将供应商的送货单及我公司开具的入库单、物资采购流转单、收款收据等单据交予财务部方可结款或开具支票。

2特殊采购流程

2.1集中计划采购：凡属日常办公用品必须集中购买的，各部门应在每月25日前将审批通过的“采购物资流转单”交至办公室，由办公室在月底统一购买。

2.2零星采购零星采购是指偶然发生的、所采购物资低于元的采购（如因公司接待、聚会需要进行的采购，场地调查、工程施工过程中因缺少配件、材料而临时进行的采购等），具有临时性、偶发性、金额低的特点。

2.2.1各部门人员需要进行零星采购的，应首先以电话的方式征求本部门负责人，征得负责人同意后，坚持“必需、质量、价格”的原则进行采购。

2.2.2采购人应选择可靠的供应商进行采购，采购时应购买注有品名、商标、制造厂商、保质期等基本信息的合格商品。所购物资原则上要求供应商开具发票，应供应商原因不能开具发票的，应要求开具收款收据。

2.2.3零星采购原则上由采购人先行垫资采购。采购人完成采购后，应填写“物资采购流转单”，按照一般采购程序完成流转后，将“物资采购流转单”、发票或收款收据交予财务，由财务进行报销，财务应在所有材料提交后日内将采购人垫付金额退还采购人。

2.2.4零星采购采购人应对所采购物资的质量负责，若所采购物资发生质量问题，由采购人与供应商协商退换货事宜。

2.2.5因场地调查、施工等工程需要而进行的零星采购，应在完成采购后纳入工程预算。因其他原因发生的零星采购，需要入库的，应在采购完成后补办入库手续，由仓库管理人员开具入库单，将入库单交予财务部方可报销。

2.3应急采购应急采购是指公司因应急处置需要，而临时进行的采购。应急采购由公司应急处置小组进行。

2.3.1在接到应急处置任务后，应急处置小组负责人发现需要紧急购买材料、设备的，应先向仓库管理人员询问，确定没有所需材料、设备后，向上一级负责人汇报，得到上一级负责人同意后方可进行采购。

2.3.2应急采购无需进行三方询价，应以最便捷的方式进行采购，兼顾价格和质量。

2.3.3应急采购结束后，应急处置小组负责人应编制应补填“采购物资流转单”，按照一般采购流程进行流转。剩余物资要补办入库手续，取得入库单。若应急采购无法开具发票或收款收据的，应急处置小组负责人应作书面说明，列明应急采购物资来源、价格等信息，报上一级负责人审批、签字。

2.3.4应急采购原则上由应急处置小组负责人垫付。采购完成后，应在日内将“采购物资流转单”、入库单、发票、收款收据（说明）交予财务部审核，财务部在所有材料提交后日内将垫付金额退还垫资人。

2.4年度采购年度采购是指因部门生产需要，需定期进行的采购。

2.4.1需进行年度采购的部门，应编制年度需求预算，逐级申报审批后，交予财务部审核、备案。

2.4.2年度需求预算批准后，各部门采购人应从优秀供应商名录中选取三家进行询价，要求供应商提供盖有公司公章的报价单。需要进行招标的，按照相关程序进行招标。

2.4.3采购人询价后，填写“年度采购物资流转单”，逐级审批后，交予财务部备案。

2.4.4“年度采购物资流转单”获批准后，采购人应与选定的供应商订立合同，确定价格及付款方式。合同应按公司合同审批程序流转。财务部按合同的约定支付价款。

2.4.5年度采购进行过程中，采购人应注意市场价格的变化，若供应商供货价格明显高于市场价格，应及时与其协商，协商不成的，终止履行合同。

2.4.6应年度采购需要订立的合同，应为不固定总价合同，按季度或按年度进行结算。

1采购结束后，采购人应将采购单、采购物资流转单、入库单、发票或收款收据等材料复印两份，原件交予财务部审核、付款，一份复印件留存本部门，一份复印件连同供应商主体证明材料、联系方式交予公司法务保管。

2法务人员接受采购相关材料时应要求采购人填写材料接受清单，按照采购所属项目进行归档，以便日后查询。

1采购人职责

1.1建立供应商资料与价格记录档案。

1.2做好市场行情的经常性调查。

1.3询价、比价、议价及订购作业。

1.4所购物资的品质、数量异常的处理及交期进度的控制。

1.5做好平时的采购记录及对账工作。

2采购人行为规范

2.1采购人员应严格按照本制度进行采购作业，采购完成后及时进行备案并确保备案材料真实、齐全。

2.2若采购人员违反本制度进行采购作业或没有及时备案导致采购资料丢失或损毁的，第一次由分管负责人进行批评教育，若再发生类似事件，按严重程度给予采购人员降职、降薪、转入试用期或予以辞退。

2.3采购人员不能接受供应商任何形式的馈赠、回扣或贿赂；若因严重失职或违反本制度作出不适当行为的，给予辞退。给公司造成损失的，应赔偿公司损失，情节严重涉及违法犯罪的，提交司法机关处理。

采购管理制度

建立和完善价格比较制度，保证所购产品的质量和可负担性。

月末将关键月份的缴费情况、拖欠情况、拖欠票数进行汇总，并提出下月的缴费方案。

采购合同签订后，应当取得货物交付情况的全部资料，不能按期交付的，应当提前两天告知请购单位或者申购人。

所有货物均应开放接受，如发现问题，应及时与供应商联系，并尽快加以解决。

采购要求--采购计划--寻找供应商--询价、价格、谈判--采购谈判--签订合同（确定付款条件、分配方法、售后服务）--交货验收（仓库管）--质量检查（不合格品退回）--收入调节--财务结算。

采购计划：买方应根据请购单和公司销售计划拟订采购计划。

供应商的`选择和评估：对供应商的选择和评估一般从经营条件、供应能力、质量能力等方面进行评价，并定期在质量、交货、价格、逾期率和合作方面进行评分。

合同：是在双方通过询价、报价、谈判、价格比较和其他程序签署有关协议时订立的。采购合同应当根据采购商品的要求、供货方的情况、企业本身的管理要求、采购准则和其他要求订立。与财务部门联系确定付款方式、出货方式、售后服务等。

接受交货：买方必须确定货物的正确类型、数量、质量和交货时间。以买方的确认书和合同作为验收数据。

质量检验：货物通过质量检验合格的，应当予以保管检验不合格的，应当补正、退货。